Guía Maestra DIAN 2025

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es una de las entidades más importantes para la estabilidad y el desarrollo de Colombia. Su labor va más allá de un simple recaudo de impuestos; es la guardiana de la seguridad fiscal del Estado y un pilar fundamental para el orden económico de la nación. Constituida como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la DIAN opera con personería jurídica, autonomía administrativa y un presupuesto propio que le permite ejecutar con eficacia su amplia gama de responsabilidades. Su misión abarca la administración de los impuestos nacionales, la regulación y control de las operaciones aduaneras en puertos, aeropuertos y fronteras, y la vigilancia del régimen cambiario asociado al comercio exterior.

Esta guía de estudio, un recurso exclusivo desarrollado por APLIMERITO, ha sido diseñada meticulosamente para los aspirantes a cargos de nivel técnico en la DIAN. El objetivo de aprendizaje es proporcionar un conocimiento profundo, claro y estructurado sobre el funcionamiento interno y los procedimientos clave de la entidad. A lo largo de este documento, el aspirante logrará dominar: la naturaleza, estructura y funciones de la DIAN; los procedimientos esenciales en materia tributaria, desde la inscripción en el RUT hasta los procesos de fiscalización; las complejidades del régimen aduanero, incluyendo las recientes y significativas modernizaciones; las bases del control cambiario; y el funcionamiento de las áreas de apoyo (financiera, contable, talento humano, etc.) que son vitales para el engranaje institucional. Dominar estos temas no es solo un requisito para superar las pruebas de selección, sino la base para una carrera exitosa y un desempeño destacado dentro de esta crucial institución del Estado colombiano.

Para navegar con éxito el complejo mundo de la DIAN, es fundamental dominar su lenguaje. A continuación, se presenta un glosario con términos cruciales que todo aspirante debe conocer.

• Aduana: Entidad oficial del Estado, responsable de la vigilancia y fiscalización del paso de mercancías por las fronteras del país.
• Canalización: La acción de vender, comprar o transferir divisas a través de los canales autorizados (IMC o Cuentas de Compensación).
• Declaración de Importación: Documento oficial para proporcionar a la autoridad aduanera la información detallada de una mercancía.
• Estatuto Aduanero: Compendio normativo (Decreto 1165 de 2019) que regula las relaciones jurídicas en operaciones de comercio exterior.
• Estatuto Tributario: Decreto Ley 624 de 1989, norma principal que regula los impuestos nacionales.
• Fiscalización: Facultades de investigación y control de la DIAN para asegurar el cumplimiento de obligaciones.
• Hecho Generador: Situación definida en la ley que da origen a la obligación tributaria.
• Levante: Acto por el cual la autoridad aduanera autoriza a disponer de una mercancía importada.
• Operador Económico Autorizado (OEA): Calificación que otorga la DIAN a operadores de comercio exterior con altos estándares de seguridad.
• Proceso Misional: Aquel que materializa la razón de ser de la DIAN (recaudo, fiscalización).
• Proceso de Apoyo: Proceso interno que soporta a las áreas misionales (Gestión Humana, Recursos Financieros).
• Régimen Cambiario: Conjunto de normas que regulan las transacciones con el exterior que implican uso de divisas.
• Registro Único Tributario (RUT): Mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones.
• Unidad de Valor Tributario (UVT): Medida de valor, reajustada anualmente, para estandarizar cifras en normas tributarias.

¿Qué es la DIAN? Naturaleza Jurídica y Objetivos

La DIAN es una Unidad Administrativa Especial del orden nacional, adscrita al Ministerio de Hacienda. Goza de personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal. Su misión es coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias.

Estructura Orgánica: Del Nivel Central a las Seccionales

Regulada por el Decreto 1742 de 2020, la DIAN se organiza en un Nivel Central (define políticas) y un Nivel Seccional (ejecuta operaciones). La máxima autoridad es el Director General. El Nivel Central agrupa las responsabilidades en Direcciones de Gestión especializadas.

Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo

La gestión de la DIAN, según lo define APLIMERITO en esta guía, se estructura en procesos interconectados:

• Procesos Estratégicos: Marcan el rumbo de la entidad para cumplir su misión y visión.
• Procesos Misionales: Constituyen el núcleo de la DIAN (recaudo, fiscalización, control aduanero).
• Procesos de Apoyo: Dan el soporte para que los procesos misionales operen eficientemente (Gestión Humana, Recursos Financieros, TI).
• Procesos de Evaluación: Permiten la medición y mejora continua.

Principales Impuestos Nacionales

• Impuesto sobre la Renta y Complementarios: Grava las utilidades de personas naturales y jurídicas.
• Impuesto al Valor Agregado (IVA): Impuesto indirecto sobre el consumo de bienes y servicios (tarifa general 19%).
• Impuesto Nacional al Consumo: Grava bienes y servicios específicos (vehículos, telefonía móvil, restaurantes).
• Impuesto de Timbre Nacional: Grava diversos instrumentos públicos y documentos privados.

El Estatuto Tributario (Decreto Ley 624 de 1989)

Es la columna vertebral de la legislación tributaria. Se organiza en:

• Título Preliminar: Principios de la obligación tributaria.
• Libro Primero: Impuesto sobre la Renta.
• Libro Tercero: Impuesto sobre las Ventas (IVA).
• Libro Cuarto: Impuesto de Timbre Nacional.
• Libro Quinto: Procedimiento Tributario (declaraciones, fiscalización, sanciones, cobro).

Procedimientos Tributarios Clave

• Inscripción, Actualización y Cancelación del RUT: El mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones.
• Declaración y Pago de Impuestos: Proceso digitalizado mediante el cual los contribuyentes liquidan sus impuestos.
• Proceso de Fiscalización: Facultades de la DIAN para verificar la exactitud de las declaraciones (Emplazamiento, Requerimiento Especial, Liquidación Oficial).
• Proceso de Cobro Coactivo: Acciones para cobrar deudas en firme, incluyendo medidas cautelares como embargos.
• Devoluciones y/o Compensaciones: Trámite para solicitar la devolución de saldos a favor.

El Estatuto Aduanero y Novedades (Decreto 659 de 2024)

El Decreto 1165 de 2019, modificado por el Decreto 659 de 2024, regula el flujo de mercancías. Los cambios clave buscan agilidad, tecnología y lucha contra el contrabando:

• Declaración Anticipada Obligatoria: Presentar la declaración de importación al menos 48 horas antes del arribo de la mercancía.
• Uso Obligatorio de Dispositivos de Trazabilidad Satelital: Para mercancías en tránsito aduanero.
• Nuevo Sistema Informático de Gestión de Importaciones: Reemplazará al actual SYGA.
• Endurecimiento de las Causales de Abandono Legal: Consecuencias más severas por incumplimientos.
• Ajustes a los Beneficios del OEA: Se elimina la exención de presentar declaración anticipada para los OEA.

Regímenes de Importación y Modalidades de Exportación

El Estatuto clasifica las operaciones en diferentes regímenes y modalidades.

Procedimientos Aduaneros Esenciales

• Presentación de Declaraciones Aduaneras: Documento central (Ej. Formulario 500 para importación).
• Control Aduanero y Gestión de Riesgo: Control selectivo (anterior, concurrente, posterior) basado en análisis de riesgo.
• Proceso de Aprehensión y Decomiso: Actuación ante mercancías que incumplen la normativa, que puede llevar a que pasen a ser propiedad de la Nación.

El Rol de la DIAN en el Control Cambiario

Aunque la máxima autoridad es el Banco de la República, la DIAN vigila el cumplimiento del régimen cambiario en operaciones vinculadas al comercio exterior, como importaciones, exportaciones y su financiación.

Conceptos Fundamentales

• Mercado Cambiario (Regulado): Divisas que deben ser negociadas a través de canales autorizados (Intermediarios del Mercado Cambiario - IMC y Cuentas de Compensación).
• Mercado Libre (No Cambiario): Divisas que no tienen obligación de ser canalizadas.
• Canalización: Acción de comprar o vender divisas a través del mercado regulado para cumplir una operación obligatoria (ej. importación/exportación).

Operaciones de Cambio bajo la Lupa de la DIAN

La DIAN fiscaliza que las operaciones de comercio exterior se realicen correctamente, combatiendo prácticas como:

• Sobrefacturación de importaciones: Declarar un valor superior al real para sacar más divisas.
• Subfacturación de exportaciones: Declarar un valor inferior al real para no reintegrar las divisas correspondientes.

Gestión Financiera y Contable

Garantiza la correcta administración de los recursos. Incluye procedimientos para el registro de cuentas por cobrar/pagar y el cierre contable, así como la gestión de tesorería (pagos de nómina, proveedores, viáticos).

Gestión del Talento Humano

Considerado un activo estratégico, su gestión se basa en el mérito. Incluye:

• Proceso de Vinculación: Principalmente a través de concursos de méritos de la CNSC.
• Inducción y Entrenamiento: Proceso para nuevos servidores públicos.
• Gestión de Novedades: Procedimientos para vacaciones, ausentismo, etc.
• Evaluación del Desempeño Laboral: Medición estandarizada del rendimiento.

Gestión Informática y Tecnológica

Pilar transversal que habilita la modernización de la DIAN, soportando todos los procesos misionales y de apoyo con herramientas como la factura electrónica, servicios en línea y sistemas de gestión interna.

Ejemplo 1: Cálculo de Sanción por Extemporaneidad

Una persona natural presenta su declaración de renta con un mes y 5 días de retraso. La sanción base es del 5% del impuesto a cargo por cada mes o fracción. Como presenta voluntariamente, la sanción se reduce al 50%, pero nunca puede ser inferior a la sanción mínima (10 UVT). Además, se liquidan intereses de mora.

Ejemplo 2: Diligenciamiento de Declaración de Importación (Form. 500)

Se deben llenar casillas clave: datos del importador, descripción detallada de la mercancía (marcas, seriales), datos de la operación (aduana, depósito) y la liquidación de tributos (cálculo del valor en aduana, arancel e IVA).

Ejemplo 3: Actuación ante Incumplimiento del Nuevo Estatuto Aduanero

Si el sistema detecta que no se presentó la declaración anticipada obligatoria para una carga, el funcionario verifica y, según el Decreto 659 de 2024, inicia el procedimiento para declarar el abandono legal de la mercancía.

Ejemplo 4: Identificación de Operación de Canalización

Un fiscalizador detecta que un exportador recibió el pago en una cuenta del exterior no registrada como de compensación. Esto es una infracción al régimen cambiario, ya que se eludió la obligación de canalizar las divisas, y da inicio a un proceso sancionatorio.

Para profundizar en los temas tratados en esta guía de APLIMERITO, se recomienda encarecidamente la consulta de las siguientes fuentes oficiales:

• Estatuto Tributario (Decreto 624 de 1989)
• Estatuto Aduanero (Decreto 1165 de 2019)
• Modificaciones al Estatuto Aduanero (Decreto 659 de 2024)
• Organigrama Oficial de la DIAN
• Manual de Funciones de la DIAN
• Video Tutorial DIAN: ¿Cómo presentar la declaración de Renta?
• ABC de Exportaciones DIAN
• Preguntas Frecuentes sobre Control Cambiario DIAN