Este módulo establece las bases para entender qué es la gestión documental, su importancia y el contexto legal que la rige en Colombia.

1.1. Definiciones Clave

• Archivo: Conjunto de documentos acumulados que sirven como testimonio e información.
• Archivo Público: Documentos de entidades oficiales o de prestación de servicio público.
• Archivo Privado de Interés Público: Archivo privado declarado de interés público por su valor.
• Archivo Total: Proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
• Documento de Archivo: Registro de información de una entidad en razón de sus actividades.
• Gestión Documental: Actividades para la planificación, manejo y organización de la documentación.
• Patrimonio Documental: Documentos conservados por su valor histórico o cultural.
• Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series documentales con su tiempo de permanencia.

1.2. Marco Normativo General: Ley 594 de 2000

Conocida como la Ley General de Archivos, es la columna vertebral de la normativa archivística en Colombia. Establece las reglas y principios que regulan la función archivística del Estado, con un ámbito de aplicación que comprende la administración pública y entidades privadas con funciones públicas.

1.3. El Archivo General de la Nación (AGN)

Entidad que lidera la política de archivo y gestión documental. Coordina el Sistema Nacional de Archivos (SNA), asegura la conservación del patrimonio y garantiza el acceso a la información.

1.4. Principios Generales de la Función Archivística

• Fines de los archivos
• Importancia de los archivos
• Institucionalidad e instrumentalidad
• Responsabilidad
• Dirección y coordinación
• Administración y acceso
• Modernización

1.5. El Ciclo de Vida del Documento

Este módulo explora la tendencia hacia la eliminación del papel en la gestión documental y los impactos que esto conlleva.

2.1. Concepto de «Era Sin Papel»

Representa un cambio hacia la optimización de procesos y la sostenibilidad, buscando una disminución significativa del uso del papel.

2.2. Beneficios de la Digitalización

• Eficiencia Operativa: Acceso rápido y sencillo a documentos.
• Reducción de Costos: Menos gasto en papel, tinta y almacenamiento.
• Accesibilidad y Colaboración: Facilita el trabajo remoto y en tiempo real.
• Seguridad y Control: Medidas como encriptación y control de acceso.
• Sostenibilidad Ambiental: Menor consumo de papel.

2.3. Desafíos de la Digitalización

• Resistencia al Cambio: Reticencia a abandonar procesos tradicionales.
• Inversión Inicial: Costos en tecnología y capacitación.
• Ciberseguridad: Aumento del riesgo de ataques cibernéticos.
• Cumplimiento Normativo: Asegurar el cumplimiento de regulaciones.
• Migración de Datos: Complejidad en la conversión de físico a digital.

2.4. Uso de Nuevas Tecnologías

El Estado promueve la incorporación de tecnologías como la Automatización, Inteligencia Artificial (IA), Robotic Process Automation (RPA), y Nube Híbrida para modernizar la gestión documental.

2.5. Programa «Cero Papel»

Iniciativa del MinTIC y el AGN para reducir el uso del papel en entidades públicas y privadas, estableciendo fases y recomendaciones para su implementación.

Este módulo profundiza en las leyes, decretos, acuerdos y circulares que conforman el robusto marco legal de la gestión documental en Colombia.

3.1. Leyes Fundamentales

• Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): Norma principal que regula la función archivística.
• Ley 527 de 1999: Reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
• Ley 1409 de 2010: Regula el ejercicio profesional de la archivística y dicta el código de ética.
• Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia): Promueve la transparencia y el derecho de acceso a la información pública.
• Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso): Define clases de documentos y su alcance probatorio.

3.2. Decretos Clave

• Decreto 1080 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, que aprueba la Política Nacional de Archivos.
• Decreto 2578 de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos.

3.3. Acuerdos y Circulares

Los acuerdos y circulares del AGN detallan aspectos puntuales sobre principios y procedimientos archivísticos, como el Acuerdo 004 de 2019 sobre TRD y TVD, y el reciente Acuerdo 001 de 2024 que unifica la función archivística.

3.4. Normas Internacionales

El AGN adopta normas internacionales como la ISO 15489-1 para asegurar que los documentos electrónicos tengan autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

3.5. Norma ISAD-G

La Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G) establece un estándar para la descripción de archivos, permitiendo consistencia y la integración de descripciones a nivel mundial. Su aplicación en Colombia se adapta a través de instrumentos como las TRD y TVD.

Este módulo se centra en los procedimientos y responsabilidades para la correcta administración de los archivos.

4.1. Procesos Archivísticos

• Producción o Recepción
• Distribución
• Consulta
• Organización
• Recuperación
• Disposición Final

4.2. Clasificación de Archivos

Se clasifican según su ciclo de vida en Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

4.3. TRD y TVD

Las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) son de elaboración obligatoria para las entidades del Estado. Identifican series documentales y asignan tiempos de permanencia, institucionalizando el ciclo de vida de los documentos.

4.4. Responsabilidades de los Servidores Públicos

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los funcionarios de alta jerarquía deben velar por la integridad, autenticidad y veracidad de la información.

Este módulo destaca la importancia crítica de la seguridad de la información en el entorno digital.

5.1. Importancia de la Seguridad

La gestión documental es una pieza crítica en la estrategia de seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo. Es fundamental implementar medidas como encriptación, copias de seguridad y control de acceso.

5.2. Amenazas y Vulnerabilidades

El manejo inadecuado de documentos puede llevar a violaciones de datos. Amenazas comunes incluyen acceso no autorizado, fugas de datos, manipulación de archivos e incumplimiento en los tiempos de retención.

5.3. Tecnologías Clave para la Seguridad

• Plataformas Zero Trust: Ningún usuario o aplicación tiene acceso sin validación previa.
• Firma Digital: Asegura autenticidad, integridad y no repudio.
• Clasificación con IA: Clasifica documentos por sensibilidad y detecta anomalías.

5.4. Cultura Documental Segura

La seguridad es un ecosistema que incluye tecnología, procesos y comportamiento humano. Es crucial automatizar políticas de retención, establecer matrices de acceso por rol y garantizar la trazabilidad de las acciones.

Este módulo describe qué es un software de gestión documental (DMS), sus características y cómo elegirlo.

6.1. Software de Gestión Documental (DMS)

Un DMS organiza, almacena y facilita el acceso a documentos electrónicos de manera eficiente. Sus ventajas incluyen:

• Biblioteca Digital: Documentos ordenados y fáciles de localizar.
• Seguridad: Protección contra filtraciones o manipulación.
• Acceso Remoto: Disponibilidad desde cualquier lugar.
• Organización: Filtrado y categorización de la información.
• Ahorro de Recursos: Optimización de tiempo y dinero.
• Colaboración en Tiempo Real: Control sobre quién usa y modifica los archivos.

6.2. Características de un DMS

Al evaluar un DMS, es importante buscar:

• Control de Versiones
• Integraciones con otras herramientas (ERP, CRM)
• Seguridad y configuración de permisos
• Capacidades de digitalización
• Búsqueda avanzada
• Automatización de flujos de trabajo